Les frais kilométriques représentent une dépense significative pour les entreprises, et leur gestion requiert une attention particulière. Dans cet article, nous vous expliquons comment calculer ces frais pour vos salariés, en tenant compte des différents paramètres qui entrent en jeu.
Les principes de base du calcul des frais kilométriques
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils couvrent notamment le coût du carburant, de l’entretien et de l’assurance du véhicule. Pour les rembourser à leurs employés, les entreprises doivent déterminer le montant précis de ces frais.
Pour ce faire, elles peuvent se baser sur le barème fiscal publié chaque année par l’administration fiscale française. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule (exprimée en CV), ainsi que le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Il permet d’établir un montant forfaitaire par kilomètre, qui sera multiplié par le nombre de kilomètres effectués pour obtenir le montant total des frais kilométriques.
Comment tenir compte des particularités liées à chaque situation ?
Certaines spécificités peuvent impacter le calcul des frais kilométriques pour vos salariés. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Le type de véhicule : le barème fiscal distingue les voitures de tourisme, les véhicules utilitaires légers et les deux-roues (motos, scooters…). Chaque catégorie dispose d’un barème spécifique.
- Les frais réels : si un salarié estime que le barème fiscal ne couvre pas l’intégralité de ses dépenses, il peut opter pour la déduction des frais réels. Dans ce cas, il devra fournir à l’entreprise des justificatifs précis (factures d’entretien, de carburant…) pour appuyer sa demande.
- Les trajets domicile-travail : en principe, ces trajets ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels et ne donnent pas lieu au remboursement des frais kilométriques. Toutefois, certaines exceptions existent, notamment lorsque le salarié doit se rendre sur un chantier éloigné de son domicile ou transporter du matériel professionnel.
Quelles obligations pour les entreprises ?
Pour bénéficier d’une déduction fiscale au titre des frais kilométriques versés à leurs salariés, les entreprises doivent respecter certaines conditions :
- Vérifier que les déplacements concernés répondent bien à la définition des déplacements professionnels (missions ponctuelles, rendez-vous clients…).
- S’assurer que le salarié a bien utilisé son véhicule personnel et non un véhicule de fonction ou de service mis à sa disposition par l’entreprise.
- Exiger du salarié un justificatif de kilométrage, généralement sous la forme d’un relevé précisant les dates, les lieux et les distances parcourues.
- Appliquer le barème fiscal en vigueur, ou rembourser les frais réels sur présentation des justificatifs adéquats.
En cas de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de fournir à l’administration fiscale tous les éléments nécessaires pour justifier les montants remboursés à ses salariés.
Les outils pour faciliter le calcul et la gestion des frais kilométriques
Pour optimiser la gestion des frais kilométriques, plusieurs solutions existent :
- L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais, qui permet de centraliser et automatiser le traitement des demandes de remboursement.
- L’adoption d’une application mobile, qui facilite la saisie et le suivi des déplacements professionnels par les salariés.
- Mettre en place une politique interne claire et précise concernant les modalités de remboursement des frais kilométriques, afin d’éviter toute ambiguïté ou litige avec vos salariés.
Maitriser le calcul des frais kilométriques est essentiel pour assurer une gestion optimale des dépenses de votre entreprise et garantir un traitement équitable de vos salariés. En suivant ces conseils et en vous appuyant sur les outils adaptés, vous pourrez gérer cette problématique en toute sérénité.
